ÅRSMØTE 27.JANUAR 2016 - INNKALLING
ÅRSMØTE
ONSDAG 27.JANUAR 2016 KL 18.00
Surprise, Leknes
Saksliste
1. Åpning
2. Konstituering
3. Årsmelding 2015
4. Regnskap for 2015
5. Kontingentfastsetting 2016
6. Budsjett for 2016
7. Arbeids- og aktivitetsplan 2016
8. Innkomne saker
9. Lovendring
10.Valg etter vedtektene
Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, må sendes skriftlig til VHL, Sagaveien 20, 8370 Leknes eller e-post: vhl@live.no innen
6.januar 2015
Saksliste med innstillinger:
1.Velkomsthilsen ved leder.
2. Konstituering:
Styrets forslag på møteleder: Karl Johan Solheim
Styrets forslag på sekretær: Turid W. Pedersen
Valg av 2 til å underskrive protokollen
3. Årsmeldinger for 2015 fra styret og undergrupper
Styrets forslag: Årsmeldingene for 2015 godkjennes.
4. Regnskap og revisorberetning for 2015.
Styrets forslag: Regnskap for 2015 med revisorberetning godkjennes.
5. Kontingentfastsettelse for 2016.
Styrets forslag: Kr 375.-.
6. Budsjett for 2016.
Styrets forslag: Framlagte budsjettforslag for 2016 godkjennes.
7. Arbeids- og aktivitetsplan for 2016.
8. Innkomne saker. Ingen.
9. Lovendring. Se styrets forslag.
Se ellers vedlagte og nåværende regler og lover.
10. Valg etter vedtektene.
Valgkomiteens innstillinger framlegges og stemmes over.
Servering av kaffe, snitter og kake etter sak 6. Gunnlaug Bjørgo Larsen leser "Ein folkekjær jolesong", og vi synger "Det lyser i stille grender" av Jacob Sande
ÅRSMELDING 31.desember 2015
STYRET OG ANDRE TILLITSVALGTE:
Styret:
Leder: Kolbjørn Bugge 2015 – 2016
Nestleder: Gunnlaug Bjørgo Larsen 2015 – 2017
Styremedl.: Turid W. Pedersen 2015 – 2017
Styremedl.: Karl Botolfsen 2014 – 2016
Styremedl.: Karl A. Hansen 2014 – 2016
Varamedl.: Harriet Restad 2015 – 2016
Regnskapsfører: Lisbeth Klausen
Fotogruppe:
Leder: Sverre Gulbrandsen 2015 – 2016
Medlem: Margareth M. Kristensen 2015 – 2017
Medlem: Liv Hammer Sæthre 2015 – 2017
Medlem: Marit Woie 2014 – 2016
Medlem: Karin Dybvad 2014 – 2016
Arkivansvarlig:
Haldis Waag 2015 – 2016
Slektsansvarlig:
Kirsti Arctander 2015 – 2016
Redaksjonsnemd:
Leder: Kjell Thore Sletteng 2015 – 2016
Medlem: Per Magne Bernhardsen 2015 – 2017
Medlem: Svein Erik Haugen 2015 – 2017
Medlem: Ann-Brit P. Simonsen 2014 – 2016
Medlem: Karl Johan Solheim 2014 – 2016
Varamedl.: Sissel Kristensen 2015 – 2016
Varamedl.; Brita Arct. Rist 2015- 2016
Revisorer:
Leder: Arne Christoffersen 2015 – 2016
Medlem: Kjell Oscar Straum 2015 – 2016
Varamedl.: Roy Grønbech 2015 – 2016
Valgkomite:
Leder: Jarle Juliussen 2015 – 2016
Medlem: Harald Eilertsen 2015 – 2016
Medlem: Tore Smedsund 2015 - 2016
Antall fullt betalende medlemmer: 560
Livsvarig medlem: Julian Strømnes
Æredsmedlemmer: Kjell Thore Sletteng, Kjell Oscar Straum
og Svein Kongsjord.
Siden medlemmene utgjør henimot 60% av inntektene til laget, er det naturlig å se på hvilke grep styret og laget kan gjøre for å holde på disse og mulig øke antallet. Det er i 2015 i likhet med tidligere år en god del arbeid med det vi kaller «medlemsservise», slik at det meste av opplysninger om medlemskap er a jour-ført når årbok/kalender skal sendes ut. I år ble det en del rot fordi selskapet som krever inn kontingent, avsluttet sitt virke uten varsel i løpet av sommeren.
Styret må derfor finne et nytt system for dette arbeid. Et svært viktig gjøremål å få dette på plass i 2016.
Til slutt retter styret en takk til alle trofaste og nye medlemmer for den store interessen for lagsarbeidet. Styret oppfordrer alle medlemmer til å tegne et nytt medlem i 2016.
Styret har gleden av å legge frem en årsmelding for 2015 med mange aktiviteter. Det gjelder temakvelder, turer, kalender og årbok, samt arkiv- og slektsarbeid. Styret viser ellers til rapportene fra de ulike undergruppene, men også til heimesiden vår. Sakspapirer og regnskap vil også bli lagt på heimesiden.
Det har vært avholdt 8 styremøter og 66 saker er behandlet. Ellers har styremedlemmene som tidligere jevnlig blitt informer løpende om saker gjennom e-post og telefon. Varamedlem og ledere i fotogruppen, årbokredaksjonen, slektsarbeid og arkiv har også deltatt på styremøtene.
Av vellykkede aktiviteter i 2015 nevnes:
Folkemusikkaften i Valbergstua med Nappstraumen Spelmannslag.
22.mars.
Narvik 1940. Om krigshandlingene i første fasen av krigen med Oddmund Joakimsen, lege og forfatter. 10.juni.
Skaftnesdagen. Tema: Kystkvinnen. En stor takk til alle som hjalp til denne dagen, og også til Turid, Robert, Eirik og Gunn for den fine åpningen. 21.juni.
Vestvågøykalenderen 2016 er i salg i juni.
Tematur til Slydalen/Steinbakktinden og Strandslett. Et samarbeid med Lofoten Turlag. Stor takk til Ronald Slydal som ga oss et godt historisk tilbakeblikk fra Slydalen denne dagen. Med han er mye
lokalhistorie gått tapt ettersom han døde i høst.
Takk også til Harald Eilertsen og Minni Holand for turledelse denne dagen. 16.august.
Fisken som rettighet for folket. Kåsør: Peter Ørebech. UiT. Statsviter. 23.september.
Temakveld på Bedehuset/Fiskarheimen (bygd i år 1888) på Ballstad Kåsør: Tore Haug.
Pakking og utsending av bøker og kalendere til medlemmene.
Årboka i salg. November.
Temakveld om forfatter Kjell Sandvik. 29.november
Styret vil igjen gjøre oppmerksom på temaet omkring salg av kalendere og bøker. Det er lite å tjene på utenbygds salg. Dette året reduserte vi også antall trykte årbøker til 1400. Det spørs om laget må redusere ril 1200 neste år.
Styret retter en stor takk til alle tillitsvalgte og andre som gjør en stor jobb med å ta vare på lokalhistorien i Vestvågøy.
Det er mange oppgaver å ta fatt på i 2016 og i årene framover for de som fortsetter. Styret vil imidlertid påpeke at det å drive en bedrift, som laget kan betegnes i dag, byr på nye utfordringer Det gjelder arbeidsoppgaver og rutiner (data) som må legges om, og det må til tider nærmest holdes daglig tilsyn med driften.
Den 15.november sovnet vår æredsmedlem Ernst Zackariassen inn – 89 år gammel. Ernst Z. har helt fra starten av laget vært en ivrig skribent for årboka og lokalavisene, en ressursperson innen slektsviten og lokalhistorie i Vestvågøy. Ja, langt utover Lofoten.
Vi tror at mye historie er gått tapt med hans bortgang, men heldigvis har hans venn over flere år, Eldar Andersen, fått nedskrevet en del som er gull verdt for etterslekten.
Vi lyser fred over hans gode minne med stor takk for det han gav.
Kolbjørn Bugge Gunnlaug Bjørgo Larsen Turid W.Pedersen
Karl Botolfsen Karl A. Hansen Harrieth Restad
SAK 4
_________________________________________________________________________________
Resultatregnskap REGNSKAP BUDSJETT REGNSKAP
2015 2015 2014
Inntekter
Kontingenter 208 050 210 000 196 850
Salg årbok og kalender 94 369 120 000 120 617
Inntekter Skaftnesdagen 11 290 10 000 17 453
Refusjon mva 16 212 18 000 18 656
Renteinntekter 6 450 9 000 9 247
Sum inntekter 336 371 367 000 362 823
Kostnader
Trykk årbok og kalender 130 868 130 000 125 983
Honorarer 49 350 40 000 28 200
Administrasjonskostnader 38 800 42 000 41 320
Husleie – strøm 35 833 36 000 36 200
Utgifter undergrupper 5 341 5 000 1 125
Datautgifter 350 5000 2 368
Reisegodtgjørelse 1 078 5 000 2 644
Reise – opphold 5 021 10 000 0
Møte – arr.utgifter 32 197 20 000 29 552
Annonser 22 685 18 000 12 804
Kontingenter – gaver 20 606 11 000 7 085
Forsikring 295 0 1 395
Gebyrer – andre kostnader 9 084 45 000 10 171
Sum kostnader 51 508 367 000 298 847
Årets overskudd +/underskudd - -15 137 0 63 976
Balanse pr 31. desember
Omløpsmidler – eiendeler
Kasse 178 178
Bankinnskudd 396 958 422 956
Kundefordringer 111 415 103 316
Til gode mva 22 814 19 502
531 365 545 952
Gjeld – egenkapital
Annen kortsiktig gjeld 550 0
Egenkapital 01.01 545 952 481 976
Årets underskudd (-) -15 137 530 815 63 976
531 365 545 952
SAK 6
BUDSJETTFORSLAG 2016
INNTEKT: 2016 2015
Kontingenter kr 210.000 kr 210.000
Salg av bøker og kalender kr 110.000 kr 120.000
Inntekt kurs/arrangementer kr 10.000 kr 10.000
Refusjon mva kr 18.000 kr 18.000
Renter kr 6.500 kr 9.000
Sum inntekter kr 354.500 kr 367.000
KOSTNADER:
Trykk årbøker/kalender kr 130.000 kr 130.000
Honorarer kr 50.000 kr 40.000
Administrasjonskostnader kr 40.000 kr 42.000
Husleie/strøm kr 36.000 kr 36.000
Utgifter undergrupper kr 5.000 kr 5.000
Datautgifter kr 4.000 kr 5.000
Reiseutgifter kr 2.000 kr 5.000
Reise/opphold kr 10.000 kr 10.000
Møte/arr.utgifter kr 20.000 kr 20.000
Annonser kr 20.000 kr 18.000
Kontingenter/gaver/forsikring kr 15.000 kr 11.000
Gebyrer og andre kostnader kr 22.500 kr 45.000
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sum kostnader kr 354,500 kr 367.000
Sak 7.
Forslag på aktiviteter i 2016/ Veiledende arbeidsplaner.
Tematurer/ temakvelder/lagsarbeid:
a. Gerhard Schønning (R) eller Hans Egede – vinter 2016
b. Skaftnes 2016 - fiskbytterdagen 12.6.
c. Ramsvik/Berg sammen med Lofoten Turlag - august
Avhengig av fjære.
d. Jordmødretjeneste før og nå – høst
e. Viser i Slydalen - mai/juni
f. Reveien Bolle /Tussan. Avhengig av fjære
g. Historisk om jektefart
h. Kalendere og årbøker.
i. Arkiv- og slektsarbeid.
j. Ny ryddesjau på kontoret
k. Innkreving av medlemskontingent
l. Innføring av årlig Fiskbyttedag-arrangement
Sak 9.
Styrets forslag til lovendring
§5 Valg
Etter forslag fra valgkomiteen velger årsmøtet:
- Styre: Leder, 4 styremedlemmer og 1 varamedlem som bes møte fast.
- Valgkomite: Leder, 2 medlemmer.
- Revisorer: Leder, 1 medlem, 1 varamedlem.
§6 Valgperiode
Leder av styret velges hvert år ved særskilt avstemming.
Medlemmene og varamedlemmet velges for 2 år.
Halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år, første gang ved loddtrekning.
Ledere, medlemmer og varamedlem for revisjon og valgkomite velges for 1 år.
§7 (NY) Fullmakt til styret.
Styret gis fullmakt til å oppnevne medlemmer til følgende arbeidsgrupper:
- Årbokredaksjon: Leder , 5 medlemmer.
- Fotogruppe: Leder, 4 medlemmer
- Slektsfaglig leder
- Arkivansvarlig
Arbeidsgruppene har samme virkeperiode som styret.(2år), men styret gis fullmakt til å endre antall medlemmer og sammensetning i gruppene dersom styret finner dette hensiktsmessig.
Etter dette blir tidligere §7 nå §8 og så videre.
